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透視人力資源管理系統(tǒng)(上)
作者：佚名 日期：2001-5-22 字體：[大] [中] [小]
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人才之爭是市場競爭中的核心內(nèi)容之一。為了穩(wěn)定軍心并不斷吸納優(yōu)秀人才，企業(yè)必須采用現(xiàn)代化的人才管理方法。因此，先進(jìn)的人力資源管理系統(tǒng)越來越引人注目。
隨著市場競爭的日趨激烈，人已成為實現(xiàn)企業(yè)自身戰(zhàn)略目標(biāo)的一個非常關(guān)鍵的因素。企業(yè)中人心的向背和員工對工作的投入程度在很大程度上決定了該企業(yè)的興衰與成敗。如何能保持本企業(yè)員工的工作責(zé)任感，激勵他們的工作熱情，減少人材的流失，已成為困擾企業(yè)主管和人力資源經(jīng)理的一個日益尖銳的問題。企業(yè)管理從根本上來講就是對人的管理。現(xiàn)在“公平、公正、合理”的企業(yè)管理原則已為不少企業(yè)所采納。但是，要實現(xiàn)“公平、公正、合理”決非易事，它不是僅靠規(guī)章制度和政策就可以解決的。通過建立透明、相容、一致、易查和全面的人力資源信息系統(tǒng)，將與人相關(guān)的信息統(tǒng)一地管理起來，才有可能為“公平、公正、合理”原則的實現(xiàn)，以及企業(yè)在運(yùn)作和勞資糾紛諸方面的風(fēng)險規(guī)避等建立一套科學(xué)的保障體系。
一、人力資源管理系統(tǒng)(HRMS)簡介
人力資源管理系統(tǒng)的發(fā)展歷史可以追溯到20世紀(jì)60年代末期。由于當(dāng)時計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入實用階段，同時大型企業(yè)用手工來計算和發(fā)放薪資既費(fèi)時費(fèi)力又非常容易出差錯，為了解決這個矛盾，第一代的人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。當(dāng)時由于技術(shù)條件和需求的限制，用戶非常少，而且那種系統(tǒng)充其量也只不過是一種自動計算薪資的工具，既不包含非財務(wù)的信息，也不包含薪資的歷史信息，幾乎沒有報表生成功能和薪資數(shù)據(jù)分析功能。但是，它的出現(xiàn)為人力資源的管理展示了美好的前景，即用計算機(jī)的高速度和自動化來替代手工的巨大工作量，用計算機(jī)的高準(zhǔn)確性來避免手工的錯誤和誤差，使大規(guī)模集中處理大型企業(yè)的薪資成為可能。
第二代的人力資源管理系統(tǒng)出現(xiàn)于20世紀(jì)70年代末。由于計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，無論是計算機(jī)的普及性，還是計算機(jī)系統(tǒng)工具和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，都為人力資源管理系統(tǒng)的階段性發(fā)展提供了可能。第二代人力資源管理系統(tǒng)基本上解決了第一代系統(tǒng)的主要缺陷，對非財務(wù)的人力資源信息和薪資的歷史信息都給予了考慮，其報表生成和薪資數(shù)據(jù)分析功能也都有了較大的改善。但這一代的系統(tǒng)主要是由計算機(jī)專業(yè)人員開發(fā)研制的，未能系統(tǒng)地考慮人力資源的需求和理念，而且其非財務(wù)的人力資源信息也不夠系統(tǒng)和全面。
人力資源管理系統(tǒng)的革命性變革出現(xiàn)在20世紀(jì)90年代末。由于市場競爭的需要，如何吸引和留住人才，激發(fā)員工的創(chuàng)造性、工作責(zé)任感和工作熱情已成為關(guān)系企業(yè)興衰的重要因素，人才已經(jīng)成為企業(yè)最重要的資產(chǎn)之一。“公正、公平、合理”的企業(yè)管理理念和企業(yè)管理水平的提高，使社會對人力資源管理系統(tǒng)有了更高的需求；同時由于個人電腦的普及，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、客戶/服務(wù)器技術(shù)，特別是Internet/Intranet技術(shù)的發(fā)展，使得第三代人力資源管理系統(tǒng)的出現(xiàn)成為必然。第三代人力資源管理系統(tǒng)的特點(diǎn)是從人力資源管理的角度出發(fā)，用集中的數(shù)據(jù)庫將幾乎所有與人力資源相關(guān)的數(shù)據(jù)（如薪資福利、招聘、個人職業(yè)生涯的設(shè)計、培訓(xùn)、職位管理、績效管理、崗位描述、個人信息和歷史資料）統(tǒng)一管理起來，形成了集成的信息源。友好的用戶界面，強(qiáng)有力的報表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力資源管理人員得以擺脫繁重的日常工作，集中精力從戰(zhàn)略的角度來考慮企業(yè)人力資源規(guī)劃和政策。
二、人力資源管理功能
近幾年來，國內(nèi)外與人力資源管理有關(guān)的系統(tǒng)和程序的發(fā)展都非常迅速，眾多軟件如雨后春筍般地不斷涌現(xiàn)。這些軟件盡管各有特點(diǎn)，但從功能上來分析，大致可分為如下五種：
1．薪資和福利計算程序。 這類程序通�？捎糜诠芾砥髽I(yè)薪資和福利計算的全過程，其中包括企業(yè)的薪資和福利政策設(shè)定、自動計算個人所得稅、自動計算社會保險等代扣代繳項目。通常，這些程序還可以根據(jù)公司的政策設(shè)置并計算由于年假、事假、病假、婚假、喪假等帶薪假期以及遲到、早退、曠工等形成的對薪資和福利的扣減，能夠設(shè)定企業(yè)的成本中心并按成本中心將薪資和總賬連接起來，直接生成總賬憑證，還能存儲完整的歷史信息供查詢和生成報表；這類系統(tǒng)也可處理部分簡單的人事信息。
2．培訓(xùn)管理系統(tǒng)。 如何能留住人才一直是困擾企業(yè)主管的難題。諾基亞中國學(xué)院曾做過一次調(diào)查分析，其結(jié)果是培訓(xùn)機(jī)會僅列在個人事業(yè)發(fā)展空間之后，在保持人才留用的諸多因素中位居第二。由此可見培訓(xùn)對于留住人才的重要性。同時，培訓(xùn)也是改進(jìn)企業(yè)服務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量、工作效率的有效途徑之一。培訓(xùn)管理系統(tǒng)一般通過培訓(xùn)需求調(diào)查、預(yù)算控制、結(jié)果評估和反饋以及培訓(xùn)結(jié)果記載等手段，實現(xiàn)培訓(xùn)管理的科學(xué)化，并且和人力資源信息有機(jī)地聯(lián)系起來，為企業(yè)人力資源的配備和員工的升遷提供科學(xué)的依據(jù)。
在此值得一提的是，雖然嚴(yán)格地講，基于計算機(jī)的培訓(xùn)管理系統(tǒng)不能歸于人力資源管理系統(tǒng)，但由于學(xué)員可以不受時間、地點(diǎn)和教員講課水平的限制，自學(xué)后通過聯(lián)機(jī)考試，其結(jié)果也可以記入人力資源管理系統(tǒng)中，因而受到很多公司的青睞。不少公司甚至自己組織力量投資開發(fā)專用的培訓(xùn)軟件�，F(xiàn)在，“線上學(xué)習(xí)”(e-learning)如同Internet一樣，正在風(fēng)靡全球，它不僅可以節(jié)約可觀的訓(xùn)練費(fèi)用和人力投資，而且，正在給傳統(tǒng)的培訓(xùn)業(yè)造成一定的沖擊。有人甚至斷言“線上學(xué)習(xí)”將成為未來的主要學(xué)習(xí)途徑。
3．考勤管理程序。 為了有效地記載員工的出勤情況，很多企業(yè)購置了打卡機(jī)、考勤機(jī)等設(shè)備�？记诠芾沓绦蛞话愣寂c這些設(shè)備相接，根據(jù)事先編排的班次信息，過濾掉錯誤數(shù)據(jù)，生成較為清晰的員工出勤報告，并可轉(zhuǎn)入薪資和福利程序中，使考勤數(shù)據(jù)與薪資計算直接掛鉤。其生成的文檔還可作為歷史信息保存，用于分析、統(tǒng)計和查詢。
4．人力資源管理系統(tǒng)。 人力資源管理系統(tǒng)從科學(xué)的人力資源管理角度出發(fā)，從企業(yè)的人力資源規(guī)劃開始，一般包括招聘、崗位描述、培訓(xùn)、技能、績效評估、個人信息、薪資和福利、各種假期、到離職等與員工個人相關(guān)的信息，并以一種相容的、一致的、共享的、易訪問和檢取的方式儲存到集中的數(shù)據(jù)庫中，從而將企業(yè)內(nèi)員工的信息統(tǒng)一地管理起來。其靈活的報表生成功能和分析功能使得人力資源管理人員可以從繁瑣的日常工作中解脫出來，將精力放到更富有挑戰(zhàn)性和創(chuàng)造性的人力資源分析、規(guī)劃、員工激勵和戰(zhàn)略等工作中去。完整的歷史信息記載了員工從面試開始到離職整個周期的薪資、福利、崗位變遷、績效等信息。同時由于這類系統(tǒng)可管理較全面的人力資源和薪資數(shù)據(jù)，因而還可以生成許多綜合性的報表供企業(yè)決策人員參考，如生成按崗位的平均歷史薪資圖表，員工配備情況的分析圖表，個人績效與學(xué)歷、技能、工作經(jīng)驗、接受過的培訓(xùn)等關(guān)系的分析等等。
5．eHR。 Internet/Intranet不僅沖擊了傳統(tǒng)的市場、供應(yīng)、銷售和服務(wù)等領(lǐng)域，也給人力資源管理帶來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。eHR實際上是一種基于Internet/Intranet的人力資源管理系統(tǒng)。為了將人力資源管理人員從繁重瑣碎的日常事務(wù)性工作中解脫出來，eHR強(qiáng)調(diào)員工的自助服務(wù)，如果員工的個人信息發(fā)生了變化，他本人就可以去更新自己的信息，經(jīng)過一定的批準(zhǔn)程序即可生效。同樣，對于培訓(xùn)、假期申請、報銷等日常的行政事務(wù)也可作類似處理。這樣不僅減輕了人力資源管理人員用于數(shù)據(jù)采集、確認(rèn)和更新的工作量，也較好地保證了數(shù)據(jù)的質(zhì)量和數(shù)據(jù)更新的速度。而且由于Internet不受時間和地理位置的限制，即使經(jīng)理遠(yuǎn)在國外，他也可以及時地處理其員工的各種申請，不會因為人不在公司而影響工作。同時，公司的各種政策、制度、通知和培訓(xùn)資料也可通過這種渠道來發(fā)布，有效地改善了公司內(nèi)部溝通途徑。eHR對公司的硬件環(huán)境、員工的素質(zhì)和公司的管理水平都提出了較高的要求；這是eHR在現(xiàn)階段發(fā)展的一個最主要的制約因素。
此外，還有一些較為專用的系統(tǒng)，如用于福利管理和規(guī)劃的專用程序等，在此不一一列舉。
三、應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng)的作用
現(xiàn)在不少企業(yè)管理人員已經(jīng)認(rèn)識到采用人力資源管理系統(tǒng)的必要性，紛紛開發(fā)或選購適合本企業(yè)特點(diǎn)的人力資源管理系統(tǒng)。但是，仍有不少企業(yè)決策者對人力資源管理系統(tǒng)還沒有一個比較清楚的認(rèn)識，他們往往認(rèn)為只要將員工的信息輸入計算機(jī)，再用Excel或Word打印出漂亮的報表就行了。事實上，前后兩種應(yīng)用途徑大相徑庭。
1、整合的、集中的信息源
首先，我們可以反思一下，企業(yè)里現(xiàn)有有關(guān)人力資源方面的信息是如何保存和查找的？可能會用自編程序、FoxBase或Excel來計算員工的工資，而員工的養(yǎng)老金信息、合同信息、個人信息等可能被存放于多個Word或Excel文件中或打印出來放在文件柜里。這種分散的信息源，在信息的采集、整理和更新時會產(chǎn)生許多重復(fù)的工作，造成人工浪費(fèi)，其保存和查找也是一個相當(dāng)困難的過程，而要使所有的信息得到及時的更新從而保持相容的狀態(tài)則幾乎是不可能的。當(dāng)政府部門、股東或上級機(jī)構(gòu)需要一份報表時，往往會從計算工資的文件里得到最新的員工人數(shù)和姓名，從另一個文件里獲得他們的合同信息，再從其他文件里獲取他們的年齡、生日、教育、性別等信息。由于它們都是分散保留的，因此將這些分散的信息匹配在一起，其工作量是可想而知的；而由于信息的分散存儲造成信息不一致或不完全的情況，則更令人束手無策。時常會出現(xiàn)憑記憶或拍腦袋，人為“調(diào)平”數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。而采用人力資源管理系統(tǒng)，就可以用集中的數(shù)據(jù)庫將與人力資源管理相關(guān)的信息全面、有機(jī)地聯(lián)系起來，有效地減少了信息更新和查找中的重復(fù)勞動，保證了信息的相容性，從而大大地提高了工作效率，還能使原來不可能提供的分析報告成了可能。